Механізм доступу до публічної інформації можуть використовувати всі. Але, безумовно, особливо важливий він для журналістів, оскільки від нього часом прямо залежить можливість виконання професійних обов’язків. Отже, нижче подані рекомендації, як подати інформаційний запит в такий спосіб, аби мінімізувати можливість відмови та уникнути  перешкод в отриманні інформації.
Форма запиту
Стаття 19 Закону «Про доступ до публічної інформації» передбачає різні форми запиту в контексті фізичних носіїв інформації (усна й письмова) та різні форми надсилання запиту розпорядникові (звичайною поштою, електронкою, телефоном, факсом).
Як бачимо, Закон дає різні можливості запитати інформацію, які треба гнучко застосовувати під конкретні потреби.
Якщо запит стосується важливого для вас питання або в його задоволенні ймовірно відмовлять, тоді однозначно такий запит потрібно викласти на папері й мати докази його отримання розпорядником (щоб мати докази отримання саме такої відповіді, при потребі оскаржити відмову й добитися надання інформації).
Цього можна досягти двома шляхами:
1.    надіслати запит поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладеного в конверт (описуючи вкладений запит необхідно точно сформулювати щодо чого  саме запит надсилається);
2.    подати запит до розпорядника інформації безпосередньо, залишивши собі його копію, на якій працівником розпорядника проставляється штамп з його найменуванням, датою, підписом посадовця.
Подавати запити телефоном, електронною поштою, факсом доцільно, якщо інформацію потрібно отримати оперативно, з нескладних питань. Особливістю цих способів надсилання інформаційних запитів є те, що в запитувача нема достатнього документального підтвердження отримання запиту розпорядником (напр. для суду), а також велика ймовірність того, що відповідь на запит буде надана в тій же формі (напр. усно), що зробить дуже проблематичним оскарження відповіді на запит, якщо вона не задовольнятиме запитувача.
Закон передбачає довільне оформлення запиту, але розпорядники повинні затвердити типові форми запитів до себе – для спрощення їх подання. Адже тоді одразу можна заповнювати готові форми.
Зміст запиту
Частина 5 статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації» передбачає, що за змістом в інформаційному запиті має міститися:
1) ім’я (ПІБ) або найменування запитувача, його поштова адреса або адреса електронної пошти, а також номер телефону, якщо такий є;
2) загальний опис інформації або вид,  назва, реквізити чи зміст (загальний опис змісту) документа, щодо якого зроблено запит,  якщо запитувачу це відомо (опис має бути хоч і загальним, але в той же час містити деталі, за якими можна буде визначити, що саме запитується);
3) підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі (в т.ч. факсом).
Адресувати запит необхідно розпоряднику, який є юридичною особою, тобто повноцінним суб’єктом права (зможе бути відповідачем в суді та ін.). Недоцільно адресувати запит структурному підрозділу або посадовій особі (керівникові), оскільки вони не є повноцінними суб’єктами відносин щодо доступу до інформації – відповідно можуть відмовитись розглядати запит або їх діяння проблемно буде оскаржувати.
Не варто об’єднувати в одному запиті більше п’яти питань, оскільки це може призвести до продовження строку його розгляду до 20-и робочих днів і зменшить імовірність надання розгорнутої відповіді з кожного питання.
Від кого краще подавати запити
Рекомендуємо подавати запити від свого імені як від фізичної особи, оскільки це дозволяє уникнути низки формальних зачіпок; законодавство України не забороняє запитувачу використовувати отриману на запит інформацію будь-яким чином, зокрема передавати іншим особам, напр. своєму роботодавцю. Справа в тому, що запит від юридичної особи має підписуватися її працівником, який має повноваження представляти юрособу у відносинах з іншими суб’єктами.
Звичайно, що в пересічного журналіста таких повноважень зазвичай нема, та й навіть головний редактор не завжди є керівником юрособи, який може представляти її без довіреності.
Крім того, інколи чиновники вважають, що вихідний документ від юрособи повинен мати низку реквізитів: складений на бланку, має вихідний номер, скріплений печаткою. Хоча Закон про доступ цього не вимагає, але в чиновників нерідко виникають підозри щодо реальності існування юридичних осіб, від яких надходять документи без вказаних реквізитів.
При надсиланні запиту окремо варто подумати над важливим питанням – чи вказувати, що запит подано журналістом? Закон «Про доступ до публічної інформації» не дає журналісту переваг в отриманні інформації перед іншими громадянами та юрособами. Сприйняття журналістів і ЗМІ в чиновників не завжди однозначно позитивне. Тим більше, якщо чиновнику є що приховувати, то він намагатиметься дати журналісту (який може «розтрубити» інформацію) якомога менше даних.
З другого боку, якщо розпорядник інформації демонструє відкритість до преси, то вказування в запиті, що він поданий журналістом, може посприяти швидшому наданню відповіді, налагодженню неформального обміну інформацією. Тому питання, чи вказувати в запиті на свій журналістський статус, потрібно вирішувати індивідуально в кожному випадку.
Нижче наводимо зразок типового запиту на інформацію, розробленого в Громадській організації «Інститут масової інформації». В наступних публікаціях Серії «Інструкція для журналіста» розповімо, зокрема, про те, як оскаржувати порушення права на доступ до інформації.
Роман Головенко, юрист ІМІ

_______________________________________

(назва розпорядника інформації)

від__________________________________

(прізвище, ім’я, по-батькові або найменування запитувача)

ІНФОРМАЦІЙНИЙ ЗАПИТ

На підставі статей 1, 13, 19, 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації» від 13 січня 2011 року, які надають право звертатись із запитами до розпорядників інформації щодо надання публічної інформації, прошу надати наступну інформацію (наступні документи):
1)________________________________________________________________________;
(опис інформації або вид, назва, реквізити чи зміст документа, якщо вони відомі)
2)________________________________________________________________________…

Обґрунтування того, що шкода від розповсюдження такої інформації буде меншою за суспільний інтерес (потребу) в її розповсюдженні (доведення незаконності обмежувати доступ до запитуваної інформації/документів на підставі ч. 2 ст. 6 згаданого Закону): _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. [включається в текст запиту, якщо відомо або є вагомі підстави вважати, що запитувана інформація/документи мають обмежений доступ]
Відповідь прошу надіслати за наступною адресою: _______________________.

[ДАТА]

[ПІДПИС] /                      /

Інформація подана в рамках проекту «Інформаційний супровід Закону «Про доступ до публічної інформації».