Постійне перемикання між завданнями, десятки чатів, загублені посилання, повторювані повідомлення і відчуття, що мозок уже не витримує кількості інформації, – знайома проблема для багатьох журналістів і редакторів. Саме про те, як зменшити цей хаос, заощадити час і вибудувати систему роботи, говорили під час онлайн-тренінгу в регіональному хабі Інституту масової інформації “Медіабаза Миколаїв”.
Тренінг проводила головна редакторка “Вільного радіо” Анна Сердюк. Вона поділилася власним досвідом організації редакційних процесів, роботи з командою та створення “другого мозку” – системи, яка дозволяє не тримати все в голові.
“Менше кліків – краще”
За словами Анни Сердюк, усе, що ми оцифровуємо, має відповідати двом принципам – економити час і бути доступним у кілька кліків. Інакше це не система, а ще один спосіб ускладнити собі життя.
Фокус тренінгу був не стільки на конкретних інструментах, скільки на підході до організації роботи. Бо проблема, як пояснює спікерка, часто не в тому, що в редакції немає Notion чи погано налаштований Trello, а в постійному перемиканні між завданнями.
“Найголовніше – це те, що ви записуєте, максимально економлячи свій час на кожній літері буквально”, – каже вона.
Для цього важливо мати єдиний простір, де зберігається все: завдання, проєкти, швидкі нотатки, посилання, шаблони та документи. Це може бути Notion, Google Docs чи навіть нотатки в телефоні – головне, щоб уся інформація була в одному місці й до неї можна було швидко повернутись.
Шаблони – це важливо
Окремо під час тренінгу говорили про шаблони – листів, повідомлень і документів. За словами Анни Сердюк, у роботі кожного є десятки повторюваних дій, які щодня забирають час.
“У вас точно багато в житті однакових листів на Google-пошті. Таких, які ви трохи підлаштовуєте: привітання, прощання, але база та сама. Ви можете постійно використовувати цей шаблон і просто його редагувати”, – пояснює вона.
Йдеться не лише про пошту, а й про повідомлення кандидатам, рекламодавцям, партнерам чи фрілансерам. Принцип простий: якщо щось уже було зроблено один раз – це варто зберегти, а не створювати наново.
Водночас спікерка наголошує: не потрібно перетворювати на “завдання” абсолютно все. Частина речей – це просто нотатки, які допомагають не тримати дрібні справи в голові й зменшують відчуття постійної напруги.
Бази контактів та інструкції як “пам’ять редакції”
Ще один важливий блок тренінгу стосувався командної роботи. Зокрема – створення баз контактів, інструкцій та онбордингу для нових працівників.
Анна Сердюк називає це інституційною пам’яттю редакції. Адже дуже часто потрібні контакти, правила чи домовленості існують лише “в голові” редактора або окремих працівників.
“Для того щоб зібрати базу контактів, є кілька шляхів. По-перше, треба взяти ці контакти з вашого телефона. Все робиться просто: в Google-акаунті можна синхронізувати ваш телефон, і тоді ви будете бачити абсолютно всі контакти з вашого телефона”, – каже вона.
Окрему увагу приділили інструкціям для команди. За словами спікерки, якщо працівники постійно ставлять однакові запитання, це означає, що частину процесів варто описати й систематизувати.
Чому важливо розділяти роботу й особисте життя
Також під час тренінгу говорили про комунікацію всередині команди й важливість розмежування робочого та особистого простору. У редакції “Вільного радіо”, розповідає Анна Сердюк, для цього перейшли зі звичних робочих чатів у Telegram на Slack з окремими каналами для завдань та неформального спілкування.
“Наша команда повністю комунікує в Slack. У нас є чати під робочі питання й окремо бекстейдж для того, щоб обговорювати все, що забажає душа. До переходу ніхто не був готовий, а через три місяці всі щасливі. У позаробочий час туди ніхто не заходить, комунікація скоротилася, що дає можливість краще відновитися”, – каже вона.
Комунікаційниця Медіабази Миколаїв Аліса Мелік-Адамян
